業務効率化に繋がる便利なツールの紹介

こんにちは。栗原です。
間もなく入社3年目になります。
少しずつ業務にも慣れてきたので次のステップとして、
効率良く業務を勤められるよう心掛けているところです。
そこで今日は、上司や知人から教えて頂いた便利なツールの紹介をします。

Trello

お客様との打ち合わせなどのスケジュール管理は
グループウェアWideOfficeを使用しているのですが
個人でメモ帳代わりに使用しているのがTrelloです。
例えば、「15時から会議」はWideOfficeに記入しますが、
「T社への書類に印鑑」や「気になったブログのURL」など
WideOfficeに投稿する程でもない[やること]や[ちょっとしたメモ]をTrelloに書き込んでいます。
アプリもあるので、外出中でもメモを簡単に残すことが出来ます。

特徴はわかりやすくとてもシンプルなところです。
ブラウザでログインしてボードにリストを作成しカードを足していくという、
付箋を貼り付けるような感覚で利用できます。
リストにカードを作成して簡単にカードをドラッグ＆ドロップで移動することが出来ます。
無料版と有料版がありますが、私は無料版で使用しています。

Trelloの使用画面

例えばですが「なるべく早め」「明日やること」「完了」などのリストを作成して
そこにカードを追加して使用します。

アプリもあります

ブラウザでログインして使えるのですが
IOS、Android対応のアプリもあり、同じくログインして使用することが可能です。
外出しているときなども、アプリを開けばすぐメモがとれるのでとても便利です!

追加して欲しい機能

とっても便利なTrelloですが、追加して欲しい機能があります。
作るのも移動するのも簡単なのですが、カードを削除するのに2クリック必要となります。

簡単にカードが作れるので私は1日に10枚以上追加しています。
それに伴い削除も毎日行っています。
Windowsのデスクトップにあるゴミ箱のようなものがあったらな～といつも思っております。

以上、Trelloの紹介でした。

SIGN

続きましてもう一つ紹介させて頂きます。
オンライン議事録作成ツールです。
社内会議や打ち合わせなどで使用しています。
以前はWordなどで議事録をとっていたのですが
打ち合わせ中にまとめきれず、後で時間をかけてまとめていました。
しかしSIGNは大まかな分類で分けて記入していくだけなので
あとから見返してもわかりやすい議事録作成ツールになっており
まとめる作業が必要なくなりました。
こちらも、無料、有料版とありますが私は無料版で充分に問題なく使用しています。

SIGNの使用画面

まずは、プロジェクトの追加を行います。

議事録作成ツールというプロジェクトを追加しました。
次に議事録一覧の追加をします。

年末準備の議事録作成にのため「年末に向けて」を追加しました。
日にち、時間、場所、参加者、書記の記入をし、
大まかに分類分けをするだけで後は箇条書きで追加出来るので
見やすい議事録を作る事ができます。

また、テキスト形式でエクスポートが出来るので、SINGを使っていない人への提供が楽だったりします。

テキスト形式でエクスポートをするとこのような感じになります。